Ratgeber zur Notfallvorsorge – Teil 5 – Dokumentenmappe

Die Bürokratie in unserem Land ist Fluch und Segen zugleich. Wenn Sie jedoch nach einem Katastrophenfall ohne Dokumente in der Gegend stehen, wird sie zur Sahnehaube auf dem bereits wahrgewordenen Alptraum.
Sorgen Sie daher vor und bewahren Sie sich vor einem zermürbenden Marsch durch die Institutionen um Ihre Rechte, Ihren Besitz, Ihre Ansprüche nachweisen zu können.

Beginnen wir mit der Mappe zur Aufbewahrung Ihrer Dokumente.

Sie soll um Himmels willen nicht allen Papierkram aufnehmen, der sich in Schreibtischen und Ordnern angesammelt hat, sondern nur ein paar Originale und eine Reihe von Kopien. Rechnen sie bei einem durchschnittlichen Haushalt mit etwa 50 bis 100 Blatt Papier, die wirklich wichtig sind.

Die Mappe sollte also das Format A4 ungefaltet aufnehmen können, eventuell ein paar Fächer im Scheckkartenformat aufweisen und vielleicht auch Klarsichttaschen für wichtige Urkunden enthalten. Im Idealfall ist sie robust und mit einem Reißverschluss versehen. Ein dazu noch wasserdichtes Exemplar habe ich bisher noch nicht finden können, das wäre dann perfekt.

Wenn Sie jetzt denken: „Ich bin ein moderner Mensch. Ich brauche keine Mappe, denn ich sichere einfach alles in meiner Cloud.“, dann muss ich Sie leider enttäuschen. Das ist kein Ersatz, denn erstens brauchen Sie manche Dokumente im Original oder als offiziell beglaubigte Kopie. Zweitens ist es nicht „Ihre“ Cloud, sondern die eines profitorientierten Anbieters, der zwar mit Sicherheit und Verschlüsselung prahlt, jedoch sämtliche Haftungsrisiken weit von sich weist, und der bei Datenverlust ohne Zweifel die teureren Anwälte auffahren lassen kann.

Kommen wir zum Inhalt:

Die folgende Liste führt alles auf, was im Ernstfall wichtig sein kann. Manches werden Sie vielleicht nicht brauchen (wenn Sie z.B. keine Immobilie, kein Fahrzeug oder keine Wertpapiere besitzen). Manches andere haben Sie vielleicht noch nicht, sollten das Thema aber mal anpacken: Ein Testament, eine Patientenverfügung oder auch eine Liste von Adressen und Rufnummern für den Notfall (über deren Existenz Sie sicher erleichtert sind, wenn das Handy nicht funktioniert).

Originale
Originale in der Brieftasche, Kopien in der Mappe
Originale oder beglaubigte Kopien
Einfache Kopien

Persönliches

Familienstammbuch
(Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden)
Impfausweise
Personalausweise
Führerscheine
Versichertenkarten
Organspenderausweise
Testamente sofern vorhanden
Patientenverfügungen, Betreuungsverfügung, Bestattungsverfügung
Vollmachten (Vorsorgevollmacht, digitaler Nachlass)
Reisepässe

Geld & Besitz

Bank- / Kreditkarten
Sparbücher
Kontoverträge
Aktien, Wertpapiere, Investmentportfolios
Versicherungsscheine
Rentenbescheinigungen
Einkommensteuerbescheide
Grundbuchauszüge
Änderungsbescheide für empfangene Leistungen
Fahrzeugbriefe / Fahrzeugscheine
Zahlungsbelege für Versicherungsprämien
Zahlungsbelege für Rentenversicherung
Rechnungen, die offene Zahlungsansprüche belegen

Verträge

Arbeitsverträge
Mietverträge
Leasingverträge
Darlehensverträge
Verträge zu Schließfächern

Sonstiges

Zeugnisse
Qualifikationsnachweise
Meldenachweise und Bescheide der Agentur für Arbeit
Mitglieds- oder Beitragsbücher von Verbänden / Vereinen
Broschüre „Ratgeber für Notfallvorsorge“ des Bundes
( deutsch / englisch) je 1x ausdrucken
Unersetzbare private Briefe
Liste von Adressen & Rufnummern
(dazu gehören auch Ärzte, Vers.-Makler, Anwälte)
Zugangsdaten, PIN-Nummern, Digitales Hausrat-Abbild

Natürlich werden Sie Ihre Bank- bzw. Kreditkarten nicht zuhause in einer Mappe lassen, sondern in der Brieftasche mit sich herumtragen. In der Mappe genügt daher eine beidseitige Fotokopie.

Beglaubigte Kopien erhalten Sie in Bürgerbüros oder Gemeindeverwaltungen meist für eine geringe Gebühr. Sie müssen ein identifizierbares Dienstsiegel enthalten, Beglaubigungen einer Bank oder eines Pfarrers sind daher nicht ausreichend. Natürlich erhalten Sie Beglaubigungen auch bei einem Notar Ihrer Wahl, jedoch im Regelfall für ein deutlich höheres Honorar.

Anmerkungen zum letzten Punkt der Liste:

Es wird oft davor gewarnt, Passworte oder PIN-Nummern aufzuschreiben. Das meint aber vor allem, dass Sie natürlich keine Passwortliste im Internetcafé neben das Mousepad legen sollten, dass Sie am Arbeitsplatz keinen Post-It-Zettel mit Ihren Zugangsdaten unter die Tastatur kleben sollten, dass Sie die PIN zur Bankkarte nicht auf Papier in der Brieftasche lagern sollten. So dumm sind Sie sicher nicht.

Im Browser gespeicherte Passworte oder eine Excel-Tabelle mit der Liste auf dem Desktop sind wesentlich riskanter, als ein Blatt Papier, dass Sie an einem sicheren Ort aufbewahren. (Übrigens sind Einbrecher nicht dafür bekannt, Papiere oder Aktenordner zu durchsuchen und zu stehlen.)

Wenn Sie trotzdem Bedenken haben – setzen Sie einfach eine ganz eigene „Verschlüsselung“ ein, die die Liste in den Augen unbefugter Dritter wertlos macht. Sie können zum Beispiel bei allen Passworten nach der x-ten Stelle zwei beliebige Buchstaben oder Zahlen einfügen. Sie können sich diese Stelle zweifellos merken, aber jeder andere würde mit den Passworten nach einigen vergeblichen Versuchen aufgeben.
Und PIN-Nummern? (ja, ich weiß. Das „N“ in PIN steht bereits für das Wort Nummer. Ist mir egal.)
Ergänzen Sie einfach alle PIN um eine Zahl, die Sie sich für immer merken können und die Sie hinzurechnen. Wenn Sie also z.B. die 353 wählen, wird aus der PIN 8427 die 8780 und schon ist sie für Fremde unbrauchbar.

Und was ist jetzt mit diesem digitalen Hausrat-Abbild gemeint?

Ganz einfach: Wenn Ihr Wohnraum einem kapitalen Schaden zum Opfer fällt (damit kann auch ein Einbruch gemeint sein), ist es sehr schwer zu ermitteln, was genau fehlt oder zerstört wurde und dies dann auch Ihrer Versicherung nachzuweisen.

Jedes moderne Smartphone besitzt eine eingebaute Kamera und kann auch Videos aufzeichnen. Gehen Sie damit einfach durch ihre Wohnräume bei maximaler Beleuchtung und filmen Sie jede Wand und jede Nische, öffnen Sie jede Schranktür und erstellen Sie so ein Video von vielleicht 5 bis 10 Minuten. Das sollten Sie auf einer SD-Speicherkarte oder einem USB-Stick archivieren und etwa zwei Mal im Jahr erneuern. So können Sie bei einem Verlust schnell und einfach Listen der Gegenstände erstellen, die ersetzt werden müssen.

Schön, Mappe fertig! Und jetzt? Wohin damit?

1. Variante     In ein Bankschließfach
2. Variante     In einen eigenen Safe
3. Variante     Einfach zwischen ein paar Aktenordnern in Ihrem Schrank oder Regal an einen festen Platz